Fondée en 1957, Toit et Joie – Poste Habitat intervient en tant qu'opérateur du logement social dans toutes ses dimensions pour répondre aux attentes des ménages, des collectivités territoriales et des réservataires.
Notre entreprise est présente en Ile-de-France (siège social à Paris), en région PACA, Rhône-Alpes et en Normandie. Avec 15 000 logements et près de 300 collaborateurs, elle est aujourd’hui un acteur important du secteur HLM. Depuis 10 ans, elle mène une politique sociale et culturelle engagée au sein des territoires où elle est implantée et au plus près des habitants.
Fort de sa croissance soutenue, Poste Habitat Rhône-Alpes recrute un Assistant d’opération H/F au sein de notre Agence de Lyon.
En charge notamment des missions suivantes susceptibles d’évolution :
Administratif, juridique et financier
• Constituer et mettre en forme les dossiers de présentation au comité d’investissement ;
• Constituer les dossiers de demande de financement ou de subvention ;
• Préparer des documents de demandes d’agréments de financements aidés ;
• Suivre et mettre à jour des indicateurs et tableaux de synthèse pour les accords et garanties d’emprunts, prêts, subventions en collaboration avec la Direction Financière du Groupe ;
• Mobiliser les subventions avec les demandes d’acomptes au fur et à mesure de l’exécution des travaux;
• Suivre la mise en place des contrats de prêts et les demandes de versement en relation avec les services financiers ;
• Suivre les opérations en phase de réalisation : préparation et suivi des avenants aux commandes et marchés, préparation des actes spéciaux de sous-traitance, saisie des commandes, et marchés enregistrement des factures et des situations de travaux des entreprises et transmission au service comptabilité …
• Gérer les conventions avec les services concédés (Eau, Gaz, Electricité, Téléphone) ;
• Recueillir les éléments pour la clôture budgétaire des opérations avec le récapitulatif de l’ensemble des dépenses et des recettes .
Assistance et suivi interne
• Renseigner des outils de suivi de l’activité du service (outils spécifiques ou liés au progiciel ULIS) ;
• Réceptionner, transmettre et filtrer les communications (téléphoniques, mails) ;
• Rédiger les courriers, les comptes rendus, les diffuser ;
• Organiser matériellement les réunions de la Maitrise d’Ouvrage et avec le service de Gestion Locative et en établir les comptes rendus ;
• Assurer le classement de la documentation technique et des dossiers ;
• Assister l’équipe pour les prises de rendez-vous, l’envoi ou la constitution de dossiers;
• Gérer le parc automobile;
• Gérer les commandes de fournitures.
Vous possédez une expérience similaire de minimum 5 ans, vous avez une bonne maitrise du vocabulaire technique du bâtiment et des outils bureautiques. Votre organisation personnelle ainsi que votre autonomie ne sont plus à prouver. Vous êtes rigoureux(se), méthodologique, et réactive.